ว่าด้วยเรื่อง การบริหารจัดการ "เวลา" (2)

Picture From: http://www.glasbergen.com/

ภาคต่อมาแว้ววววว

ย้ำเตือนกันอีกที วิชา Time Management มีส่วนประกอบดังนี้

1. Define your objective
2. Optimal output vs Perfect output
3. Being Organised
4. Prioritisation
5. Managing Interruptions
6. Delegation

สำหรับข้อ 1. - 2. คลิกที่นี่นะ ว่าด้วยเรื่อง การบริหารจัดการ "เวลา" (1)

มาต่อกันที่ข้อต่อไปเลยดีกว่า

3. Being Organised

รู้ว่า objective/goal ของเราตั้งแต่ต้น ก่อนจะเริ่มหา solutions 

จัดการโต๊ะ / ไฟล์ในคอมของเรา อย่าให้รก ทำให้เป็นระเบียบ ใส่โฟลเดอร์ ตั้งชื่อให้เข้าใจ ใส่วันที่จะได้รู้ว่าไฟล์ไหนล่าสุด อะไรที่แยกออกมาเป็น Group ได้ก็ให้ทำซะ เช่น การ Filter email แยกตามชื่อคน ตาม Account งาน

เขียน ​To Do List อันนี้งานอะไร มาเมื่อไหร่ ต้องส่งวันไหน โดยส่วนตัวแล้วคิดว่าข้อนี้เวิร์คมากนะ ด้วยสมองอันน้อยนิดของมนุษย์อย่างเรา ที่ไม่สามารถจำได้ทุกอย่าง ก็จดมันเข้าไป แต่อย่าลืมมาเปิดอ่านด้วยนะ ไม่จำกัดการจดว่าต้องในสมุด หรือ Evernote หรือ Google Keep คือเอาที่ถนัดเลย หรือจะจดลง calendar แล้ว set alert อันนี้ก็เวิร์คอยู่เหมือนกัน

วางแผนเวลาในแต่ละวันให้ตัวเอง แล้วพยายามทำตามให้ได้ ไม่ใช่สักแต่วาง เพราะมันจะไม่มีประโยชน์เลย เสียเวลาวางแผนไปเปล่าๆ 

ตอนที่กำลัง Fresh เค้าบอกว่าให้ทำงานยากๆ ก่อน อะไรที่มันยุ่งน้อยหน่อย ค่อยทำตอนเหนื่อยๆ อย่างเราคือหลังจากตื่นนอนยาวๆ มาอ่ะ ไม่ว่าจะนอนเวลาไหนก็ได้ แต่โดยส่วนมากถ้าเป็นวันทำงาน ก็น่าจะเป็นช่วงเช้าก่อนเที่ยง เพราะกินข้าวกลางวันเข้าไปทีไรก็เริ่มง่วงทุกที แต่นอนไม่ได้ไง Sleepy สุดงี้ก็เรียกไม่ Fresh

สร้างนิสัยทำงานชิ้นใหญ่ให้เสร็จก่อนกลับบ้าน ไม่งั้นกลับบ้านไปก็กังวล แต่อันนี้ก็น่าจะแล้วแต่คนอยู่เหมือนกัน อย่างเราเนี่ยเป็นโรคจิต ต่อให้งานชิ้นเล็กชิ้นน้อยถ้าทำไม่เสร็จแล้วไม่จดเอาไว้ มันก็จะวนอยู่ในหัวอย่างนั้นแหละ แม้กระทั่งตอนนอน แต่มันไม่ดีอย่างมากกกกเพราะตื่นมาจะรู้สึกแบบไม่ได้นอนอะ สมองมันทำงานตลอดเวลา 

สร้าง Timeline ให้ตัวเองด้วย คือเป็น PM นี่ก็ต้องทำ Timeline ให้ Project อยู่แล้ว ทีนี้พอมาทำให้ตัวเองกลับไม่ใช่เรื่องง่าย มันจะต้องมีอะไรที่ทำให้ไม่เป็นไปตามนั้นอยู่ทุกที แต่ก็ต้องพยายามแหละ ไม่งั้นงานก็ไม่เสร็จซักทีน่ะสิ

Picture from: https://lh4.ggpht.com/hOlS7pe8zw5LYQFe2u-O8z-PdSzEzVOymSJDZlom_kzB4OONu17Eg36-T-8WJGGNgLrq=h900

Time Stealers?

ที่เรียนก็จะยกตัวอย่างมาประมาณนี้ ให้แต่ละคนเลือกว่าเราเจออะไรที่เป็นตัวขโมยเวลาเราไป แล้วเราใช้เวลาไปเท่าไหร่ แต่ทีนี้ขี้เกียจพิมพ์เลยขอ Copy แปะมาจาก http://www.solveyourproblem.com/setting-goals/time_management_for_goal_setting.shtml

• Interruptions for example the telephone or TV (these are also distractions)
• Interruptions, for example, guests
• Meetings
• Tasks you should have had someone else do for you
• Procrastination and indecision
• Acting with out total information
• Dealing with other people’s issues or problems
• Some sort of personal crisis, for example, family member is sick or injured.
• Unclear communication
• Inadequate knowledge
• Unclear objectives and priorities
• Lack of planning
• Stress, anxiety and fatigue
• Inability to say "No" to anybody with a request
• Personal disorganization

คนเราก็มีปัญหาไม่เหมือนกัน ของเราก็มีหลายเรื่อง ที่จำได้คือเรื่อง

Traffic คือบ้านอยู่ไกลที่ทำงาน ทางแก้ก็แบบ มาอยู่คอนโดติดรถไฟฟ้าไม๊ หาที่พักแถว office ไม๊ แต่บางเรื่องเราก็ทำแบบนั้นไม่ได้ไง งั้นแทนที่จะ waste time ไปฟรีๆ เวลาเดินทาง ก็เพิ่มพูนความรู้ให้ตัวเอง หรือคลายเครียด หรือหลับ(อันนี้ส่วนตัวสุดๆ) 

4. Prioritisation

Picture From: http://www.glasbergen.com/

อะ เขียน To Do List ตอนนี้เลยจ้ะ หลังจากเขียนเสร็จแล้ว ให้ใส่ I(mportance) หรือ U(rgency) ไปข้างหลังข้อด้วย

จากนั้นเราก็มาจัดอันดับความสำคัญของแต่ละ Task กัน

Picture From: http://www.free-management-ebooks.com/images/prpt0301.jpg

Priority Matrix

Picture From: http://www.time-management-advice.com/images/Slide1.JPG

Quadrant 1: Important and Urgent 

เกี่ยวกับงานโดยตรง ต้องทำ ทำให้ไวเลยจ้ะ

Quadrant 2: Important and Not Urgent

ก็ยังเกี่ยวกับงานอยู่ แต่ยังไม่ด่วน ที่ต้องระวังคือ อย่าให้ 2 กลายเป็น 1 ในอนาคต

Quadrant 3: Not Important and Urgent

ก็ด่วนนะ แต่ไม่ได้สำคัญมาก บางอย่างอาจจะให้คนอื่นทำแทนได้

Quadrant 4: Not Important and Not Urgent

มันก็ต้องทำให้เสร็จแหละ แต่ไม่ได้ด่วนมาก เช่น การตอบอีเมลที่ไม่ด่วน การกรอกเอกสารอะไรบางอย่าง

The 20% Factor in Managing Your Time 

80% of Our To-Do Lists Produce 20% of Results

The 80/20 Rule, also known as the Pareto Principle, also known as the Rule of the Vital Few, states that there is an imbalance between causes and results, between effort and reward. The world is not a 50/50 proposition where effort and reward are equally related. Instead:

ชอบ 2 ประโยคนี้มาก

• The majority of what we do each day has little impact.
• A minority has a major impact.

อันนี้เอามาจาก http://www.keyorganization.com/80-20-productivity.php

5. Managing Interruptions

Have you got a minute ...... ? ถ้าเป็นคนไทยก็แบบ ว่างไม๊ กวนหน่อยดิ ช่วยดูหน่อย ใช้คำน้อยกว่าภาษาอังกฤษตั้งเยอะ แต่ type เหมือนกัน

จากผลการสำรวจเค้าบอกว่า คนเราเจอ 50-60 interruptions ต่อวัน (ในที่นี้รวมเรื่อง การเหนื่อย การเมื่อย ออกไปเดินเล่น ไปกินน้ำ ไปห้องน้ำ ชิทแชท ฯลฯ) ภายในเวลา 7 ชั่วโมง นั่นหมายความว่า ภายใน 8 นาที ต้องเจออย่างน้อย 1 ครั้ง โดยการ interruptions แต่ละครั้งจะกินเวลาประมาณ 5 นาที และ 80% นั้นไม่ได้สำคัญอะไร

... เราเสียเวลาไปประมาณ 3 ชั่วโมงต่อ 1 วัน สำหรับสิ่งเหล่านี้ อื้อหือ เกือบ 50% อะไรจะเยอะขนาดนั้น

อะ มาดู Tips จัดการกันดีกว่า

- Plan วางแผนล่วงหน้า เผื่อเวลาโดนกวน หรือเราจิตหลุดไปทำอย่างอื่นเองเอาไว้เลย

- Avoid หลีกเลี่ยงการเข้า meeting ที่ไม่ได้เกี่ยวกับเรา เข้าไปก็ไม่ได้ช่วยอะไร ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อะไร

- Fix a time หาเวลาส่วนตัว ขอเวลาส่วนตัว เข้าห้องเงียบ ทำงานเดี่ยวๆ ไปโดยไม่ต้องมีอะไรรบกวน

- Plan รายการโทรศัพท์

• อยากได้อะไรจากการคุยครั้งนี้ มีเรื่องไหนบ้าง จดเอาไว้เลย คุยทีเดียวเอาให้จบ
• บอกระยะเวลาที่เรามี จะคุย จะเถียงอะไรก็เอาให้จบภายในเวลาที่ตกลงกันไว้
• ตรงประเด็น
• อย่าเสียเวลาถือสายรอ ส่งข้อความทิ้งเอาไว้
• ไปทำอย่างอื่น ขณะที่รอ feedback ของอีกอย่าง

- Arrange จัดการเวลาที่ตัวเองต้องการพัก ให้เป็นช่วงที่ล้าสุดๆ รู้ว่าทำงานต่อไปงานก็กากอยู่ดี พักซะ

- Stand ผมนี่ยืนขึ้นเลย เวลามีใครเข้ามาคุยด้วย การยืนจะทำให้บทสนทนาจบเร็วกว่าการนั่งคุยกัน

- Plan นัดคุยกัน เคลียร์ให้จบ จะได้เข้าใจตรงกัน ถ้าโทรศัพท์ไปมาละมันไม่จบซักที

- ถ้ามีอะไรที่ไม่คาดคิดเข้ามา แล้วไม่ได้จำเป็นมาก ลองถามว่าโทรกลับไปนัดหมายเวลาใหม่ได้ไม๊ ตอนนี้ยังไม่พร้อม ยังยุ่งมากหรืออะไรก็ว่าไป

Picture From: http://www.glasbergen.com/

6. Delegation

We are not working alone

Never tell people how to do things. Tell them what to do and they will surprise you with their ingenuity.

George S. Patton

คือการเอางานให้คนอื่นช่วยทำ คนอื่นนี่สามารถเป็นได้ทั้ง Boss, เพื่อน, ลูกน้อง, ทีมอื่น แค่ต้องมั่นใจว่าการเอางานออกจากตัวไปให้คนอื่นทำนั้นจะต้อง Fairly แล้วก็ Realistically ถ้าสมมติส่งให้น้องทำ ก็ต้องคอย coach ด้วย ไม่ใช่ปล่อยลอยแพ เดี๋ยวงานจะกลับมาหนักกว่าเดิม

เมื่อได้งานมาแล้วก็ให้ feedback แบบจริงใจ เวลาชมจะ comment ก็ให้ทำแบบ specific บอกเหตุผลไปด้วยเลยว่ามันดียังไง หรือถ้าไม่ดี มันไม่ดียังไง

Experience is simply the name we give our mistakes.

Oscar Wilde

จบแล้วววววว

ยังมีอีกหลายวิชาที่เรียนมา ถ้าไม่ขี้เกียจจะมาเขียนเรื่อยๆ นะ :)