ว่าด้วยเรื่อง การบริหารจัดการ "เวลา" (1)

ถ้าเรามีเวลามากกว่า 24 ชั่วโมงก็คงดี
ถ้าเรามีวันหยุดมากกว่าสองวันก็คงดี
ถ้า...
คำว่า "ถ้า" ที่เกี่ยวกับเรื่องเวลามีมากมาย และไม่มีทางเป็นจริง ตราบใดที่โลกยังหมุนไปด้วยความเร็วคงที่แบบนี้

คนบนโลกนี้หลายคนคงมีปัญหาเรื่อง เวลาที่ไม่เคยพอ (เราเองก็เช่นกัน) ทีนี้

"เราไม่มีเวลาจริงๆ หรือเราใช้เวลาไปผิดทาง?"

Picture from : http://www.glasbergen.com/

หลังจากที่เห็นแฟ้มสีขาว ที่หน้าปกมีเขียนคำว่า Aspire นอนกองอยู่กับพื้นห้องมาเดือนนึง อยู่ดีๆ วันนี้ผีก็เข้า อยากจะเขียนเล่าเรื่องที่เคยเรียนเป็นวิชาแรก ตอนที่เข้าไปเป็นพนักงานที่ mInteraction เดือนแรก (อะไรก็ "แรก" ไปหมด) เพราะฉะนั้น

*ข้อมูลวิชาการที่อยู่ใน Blog นี้มาจากคอร์สเรียน Aspire วิชา Time Management** ส่วนเรื่องภาษาเล่าเรื่อง หรือความคิดเห็นส่วนตัว ก็ไม่เกี่ยวกับวิชาดีๆ ของเค้านะ แฮร่

ในวิชาเรียนบอกไว้ว่า ส่วนประกอบพวกนี้เป็นสิ่งสำคัญในวิชา Time Management

1. Define your objective
2. Optimal output vs Perfect output
3. Being Organised
4. Prioritisation
5. Managing Interruptions
6. Delegation

มาเริ่มกันที่ข้อ 1. ก่อน

1. Define your objective

แปลง่ายๆ ก็คือ จะทำอะไร ต้องการอะไร จะทำไปเพื่ออออออ (ใส่อารมณ์นิดนึงเพื่อเพิ่มอรรถรส) 

มาเริ่มทดสอบกัน โชคดีที่สามารถหาสิ่งนี้เจอในเว็บ http://www.habitsforwellbeing.com/3-minute-test-how-well-do-you-receive-written-communication/ ถึงแม้คำถามจะไม่เหมือนที่เรียน แต่ดูแล้วใช้ได้เหมือนกัน

แบบทดสอบนี้ต้องใช้ กระดาษ 1 แผ่น และอุปกรณ์การเขียนตามความพอใจ

โจทย์มีอยู่ว่า

ให้เขียนคำตอบสำหรับ 20 คำถาม ง่ายๆ มีเวลา 3 นาที ให้จับเวลาด้วยงี้ พร้อมแล้วเริ่ม!

อะ ทำเสร็จละปะ

Picture from : http://www.glasbergen.com/

ถ้าใครพยายามเขียน พยายามหาคำตอบทุกข้อ ไล่มาตั้งแต่ข้อ 1. จนข้อ 20.

ไล่ทำ ไล่หาคำตอบให้เสร็จภายใน 3 นาที จะพบกับ "ความเงิบอย่างมาก" แบบเรา

เป็นอะไรที่เจ็บหนักมากตอนที่เรียนในห้อง และไม่ต้องบอกว่าเงิบกันเกินครึ่งห้อง ยังจำภาพที่ทุกคน "เหวอ" "ช็อค" ได้เป็นอย่างดี

เราโดนเวลาที่มีอย่างจำกัดบีบคั้น บีบเค้น บีบให้ทำอะไรให้ออกมาดีที่สุด ถ้าตอบคำถามได้น้อยกว่าเพื่อน แล้วโดนเรียกถามให้ตอบก็จะรู้สึกเฟลถ้าทำไม่เสร็จ 

แบบทดสอบนี้จริงๆ แล้วสอนอะไร?

สอนให้เราดูภาพรวมก่อน ให้รู้ว่าวัตถุประสงค์ของชิ้นงานนี้คืออะไร เอาให้ชัด เอาให้เคลียร์ก่อนเริ่มทำงาน อะไรเป็นสิ่งที่จะทำให้เราไปถึงผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

อย่างเช่น การอ่านอีเมล ก็อ่านให้มันครบๆ ก่อน บางทีต้นอีเมลมาเป็นเรื่องราวใหญ่โต (เราก็ตกใจ แตกตื่น หาทางออก วิ่งวุ่นไปมา รบกวนคนไปค่อนบริษัท) ท้ายอีเมลอาจจะเป็นแค่ FYI (ก็เงิบไปสิ) หรือถ้า Instruction ไม่ชัดเจน ก็ให้ถามลูกค้า ถามผู้รู้ให้มันชัด ให้รู้เป้าหมายที่ชัดเจนก่อนลงมือทำ

Work Smart and NOT just Work Hard

Picture from : http://www.glasbergen.com/

2. Optimal output vs Perfect output

ก่อนจะรู้ว่าหัวข้อนี้คืออะไร เค้าให้เวลา 5 นาที "เขียนกลอน" ... 

เนื่องจากพวกเราเป็นมนุษย์ลูกหลานสุนทรภู่ โดนสั่งให้แต่งกลอนกันเองตั้งแต่สมัยเส้นผมยาวแค่ติ่งหู ในห้องเรียนตอนนั้น ทุกคนไม่มีปัญหาเรื่องนี้ แต่คนสอนบอกว่า ถ้าเป็นกับฝรั่งเค้าจะเขียนกันไม่ได้

คือเค้าจะสอนว่า เขียน "กลอน"

ไม่ได้บอกว่าให้แต่งใหม่ เอาของเก่ามาเขียนก็ได้

อ๋อออออ... เลยได้เรียนรู้ว่า

ถ้างานที่เราต้องทำเนี่ย เราเคลียร์กับโจทย์แล้ว ถ้ามีคนเคยทำแล้ว ก็โทรไปถาม ไปขอข้อมูล ไม่จำเป็นต้องทำใหม่เองทั้งหมด อะไรที่มีอยู่แล้ว เอามาใช้ให้เป็นประโยชน์ 

ทำเท่าที่จำเป็น เท่าที่จะครอบคลุมความต้องการ (ตอบโจทย์ที่เค้าให้มา ไม่มีความผิดพลาด) ในเวลา และทรัพยากรที่จำกัด

ไว้มาเขียนภาคต่อนะ :)